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CIO Control - Documentos del Almacén

Requisiciones

La requisición es un documento creado por funcionarios en la obra, solicitando el suministro de materiales o equipos para la obra. El departamento o persona responsable para compras recibe las requisiciones en su lista de requisiciones pendientes y organiza las compras a los proveedores.

Pedidos

El pedido es la orden de compra formal, dirigido a un proveedor en particular. CIO maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o mas ordenes de requisición. Una vez creado el pedido, CIO ya sabe esperar una facturación correspondiente, que puede ser controlado contra el valor del pedido total, o contra el valor de los materiales realmente recibidos (cuando hay entregas parciales por ejemplo).

Entradas

Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacén. Entradas pueden ser de diferentes tipos :

  • Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén para su uso posterior en la obra.
  • Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de la empresa.
  • Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto por ejemplo, en cual caso CIO tiene una opción especial para simplificar su manejo.

En todo caso, con la entrada CIO automáticamente ajusta la cantidad y valor del stock del almacén, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir o pedir en el futuro.

Salidas o Consumos de Obra

El ultimo documento es la salida del material del almacén. Normalmente esta salida va a ser hacía la obra en la forma de un consumo. En este caso, CIO va a controlar exactamente donde se gasta el material (solo puede ser en actividades aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La valorización de consumos puede ser con FIFO (el primero que entra es el primero que sale) o utilizando un valor promedio ponderado (tomando un valor promedio de las existencias en el almacén).

Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista.

También materiales pueden salir del almacén para entrega a otras obras - en este caso CIO crea el documento de salida del almacén de orígen, y la entrada en el almacén destino en un solo proceso, transfiriendo el valor correspondiente también. Esta capacidad puede ser extendida hasta el punto de manejar un almacén centralizado donde se compra y guarda todos los materiales que utiliza la empresa, para luego ser despachados a cada obra.

Control de Documentos y Procesos

En adición al manejo mecánico de los documentos que tiene CIO, hay una cantidad de opciones que permite lograr un control verdadero sobre los procesos y la digitación de datos, que puede ser el punto más vulnerable de cualquier software.

En CIO, se puede controlar exactamente quien tiene acceso a cada parte del programa y con que nivel de acceso, y también como pueden ejecturar los procesos. Por ejemplo, en la configuración del almacén, puede evitar que cualquier usuario borra documentos (solamente pueden anularlos, dejando así un rastro claro). O puede definir unos parámetros muy precisos sobre los precios de compra permitidos en las compras de materiales.

Así es posible con CIO lograr no solo un registro sencillo de información, pero un control verdadero de procesos.