En la ficha principal de cada subcontrato, se puede registrar la información básica del mismo. CIO es muy flexible - permite controlar subcontratos por cantidad (con actas de obra) o por avances sencillos (un pago periódico de un valor de dinero irespectivo de las cantidades ejecutadas). También es posible controlar cada actividad del subcontrato detalladamente, o agruparlas - por ejemplo si la intención es pagar por unidad terminada (por ejemplo cada casa) podemos agrupar las actividades en el subcontrato y controlar y pagar de esta manera.

Aquí se puede definir el manejo del anticipo, retención de garantía y los factores de administración, imprevistos y utilidades. Esto permite, por ejemplo, el control preciso de anticipos y su amortización (inluyendo pagos parciales), la retención de garantía (otra vez con devoluciones parciales si es necesario), y el cálculo de IVA sobre la utilidad (que es necesario en Colombia).

Entre otra información que se puede manejar en CIO :

• forma de pago, manejo de IVA y retenciones en la fuente que se debe aplicar en los pagos.
• pólizas - grabar la información de las pólizas relevantes, y controlar su vencimiento.
• documentos - adjuntar cualquier documento externo - planos CAD mostrando el trabajo a ejecutar, copias de firmas, escaneos de documentos, etc.

Cuando una póliza esta próxima a vencer, CIO saca avisos codificado por color al arrancar al programa - rojo, ya vencido; amarillo, menos que 15 días; verde, menos que 30 días.

Lo más importante, el detalle de cada actividad a ejecutar. Estos detalles tipicamente saldrán directamente del presupuesto de construcción, pero igualmente se puede agregar trabajos adicionales, ajustar valores o cantidades o cambiar trabajos completamente. El resultado es que CIO va a controlar el subcontrato exactamente como esta siendo ejecutado en la obra. Y en el momento de hacer un ajuste en el subcontrato, en el módulo de Control CIO muestra el efecto sobre costos en el futuro.

Aquí esta la ficha de una actividad - se puede ver la forma en que esta enlazada con una parte predeterminada del presupuesto, permitiendo a CIO comparar automáticamente en cualquier momento la ejecución real y futura contra el presupuesto inicial.

Este es el formato para hacer una acta de obra, registrando la obra ejecutada por el subcontratista desde la ultima corte. El operario solamente indica la cantidad completada de cada actividad, y no puede cambiar el valor, ni superar la cantidad contratada, asegurando un control riguroso. Las cantidades digitadas en el acta alimentan de inmediato a los informes de control de obra y del presupuesto, y el acta genera un proceso de recepción de la factura correspondiente y su liquidación y pago.

Esta es la ventana de configuración general de los subcontratos en un proyecto, que tiene varios opciones utiles :

• Si necesitan flexibilidad de ajustar los subcontratos en la obra, pueden colocar un valor limite a cada subcontrato y permitir a un encargado en la obra hacer adiciones pero sin poder superar este limite definido.
• CIO permite llevar un registro automático de modificaciones (otro sí) de cada subcontrato.
• Los anticipos y retenciones de garantía se pueden calcular con o sin el valor de IVA.